Paola

GAP EVENTI – Anche i sogni hanno bisogno di management

Paola, banqueting manager è la componente tecnica e manageriale di Gap Eventi

La progettazione nei minimi dettagli dell’evento (dalla piantina tecnica alla scansione dei tempi) insieme alla precisione del suo carattere, fanno sì che in ogni suo evento tutto funzioni perfettamente come gli ingranaggi di un orologio svizzero.
“Precisione e affidabilità sono caratteristiche fondamentali della mia personalità, perciò è stato naturale per me farne i punti di forza anche del mio approccio professionale. Dopo la formazione in management turistico ho fatto 15 anni di esperienza nel campo della ristorazione, durante i quali ho ricoperto i ruoli più diversi, partendo dalla gavetta come cameriera, alla maitre di sala, fino alla direzione di un ristorante, per passare poi al catering e al noleggio arredi. Questo mi ha permesso di acquisire una visione completa del “dietro le quinte” di un evento e del banqueting in particolare che mi permette di conoscere e saper calcolare spazi e tempi per la cucina, per il servizio, per l’allestimento e la mis en place con cognizione di causa. Quando ho creato Pavo, la mia azienda di noleggio arredi, ho avuto modo, come fornitrice, di accrescere ulteriormente la mia esperienza con matrimoni ed eventi, ed è così che mi sono resa conto che spesso in queste occasioni mancava una vera pianificazione tecnica, uno studio, e che molto veniva lasciato all’improvvisazione e all’iniziativa del momento: non esistevano piantine tecniche, non erano previsti piani B in caso di contrattempi, non c’era una scansione delle tempistiche né coordinamento tra i diversi fornitori, insieme a molte altre lacune organizzative.
Così è nata la volontà di creare una realtà che avesse al proprio interno più figure professionali specializzate che fossero in grado, insieme, di gestire al meglio un evento in tutta la sua complessità. La collaborazione con Luana è stata quasi fisiologica dato che fin dall’inizio, dalla creazione di Pavo, c’era stata sintonia tra di noi e avevamo avuto modo di lavorare assieme a diversi eventi.

Così è nata Gap Eventi. Che io non lasci niente al caso mi sembra inutile ribadirlo: pianificare, comunicare, verificare sono i miei mantra per la riuscita di un evento di successo, solo così posso avere la certezza di curare tutto nei minimi dettagli, anche quando questo significa dover spostare in prima persona gli arredi in loco o confondermi tra i camerieri per distribuire la torta agli invitati in caso di necessità; perché un’altra cosa che ho imparato è l’importanza delle presenza sul campo di veri professionisti per avere la certezza dei risultati. All’inizio questo non mi rende particolarmente simpatica agli occhi degli sposi perché sono quella che prospetta gli eventuali problemi, che mostra i lati negativi di alcune scelte, ma poi, ad evento realizzato, mi ringraziano, perché è proprio grazie alle mie “peggiori delle ipotesi” che siamo in grado di anticipare e risolvere i problemi ancora prima che si manifestino e di far svolgere l’evento in tutta tranquillità. E vi posso assicurare che imprevisti e problemi inaspettati capitano praticamente in tutti gli eventi.

Ma i problemi non sempre sono preludio di fallimento o comportano compromessi al ribasso rispetto alle aspettative degli sposi, anzi, a volte sono uno stimolo creativo a trovare soluzioni che altrimenti non sarebbero state nemmeno immaginate. In questo senso l’aneddoto più esemplare riguarda il taglio di una torta. La torta in questione era un dolce importante, sia per la fama del pasticcere che per le dimensioni del dolce stesso che richiedevano venisse montato direttamente sul posto. Ovviamente non volevamo perdere l’effetto sorpresa della wedding cake mostrando agli invitati un nugolo di pasticceri che si affannava intorno a un tavolo nel bel mezzo del ricevimento. Ed ecco l’idea: abbiamo creato un muro di palloncini bianchi gonfiati ad elio dietro al quale costruire la torta. Questo non solo ci ha permesso di occultare alla vista il lavoro dei pasticceri ma, una volta completata la torta, abbiamo slegato i palloncini lasciandoli volare in aria, svelando così il dolce e creando anche quell’”effetto Wow” che volevamo.

È proprio nella risoluzione (e prevenzione) dei problemi che trovo la mia soddisfazione maggiore, quando mi rendo conto che per una piccola cosa l’evento avrebbe potuto essere compromesso e che il mio intervento, la mia pianificazione, non solo hanno salvato la situazione ma, il più delle volte, senza nemmeno che nessuno si rendesse conto dello “scampato pericolo”. Ed è questo che mi viene riconosciuto dai “miei” sposi: anche se le mie mansioni all’interno di Gap Eventi (e il mio carattere tendenzialmente timido) mi fanno spesso stare dietro le quinte, quando gli sposi arrivano tramite passaparola la frase che mi sento dire più spesso è “Ci hanno mandati da te perché sei una sicurezza!”. E non può esserci ricompensa più grande per chi, come me, vuole aiutare le spose a realizzare un sogno puro e immacolato coltivato fin da bambine, lasciando loro il bellissimo ricordo di un momento speciale. Perché anche i sogni, per diventare reali, hanno bisogno di management!”


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